Traduzido como “a bordo” ou “embarcando”, onboarding é o termo utilizado para se referir a processos de integração. No contexto de RH, são as boas-vindas que a empresa dá a seus novos colaboradores. Também é a adaptação a um novo software de trabalho, a um novo fornecedor. Antes mais usual de forma presencial, hoje com o crescimento do home office e trabalho híbrido é a vez do onboarding remoto.
Primeiro passo entre dois novos contatos com o objetivo de fornecer a melhor experiência possível para ambos, o onboarding remoto abre o employee experience, aspecto que, garantem especialistas, merece atenção de ponta a ponta. E vale saber: segundo estudos, isso pode impactar diretamente na produtividade e no engajamento.
Mas não precisa se preocupar com a distância, porque os avanços da tecnologia já criaram o ambiente perfeito para iniciar conexões no trabalho com segurança e sem deixar nada a desejar aos modelos presenciais.
Vem saber mais o passo a passo para estruturar um onboarding remoto de qualidade com as melhores escolhas de ferramentas tecnológicas.
O que é onboarding remoto?
No RH, onboarding remoto é o processo de integração de novos talentos à empresa feito a distância, online. Por meio de reuniões remotas e outros processos que você vai ver mais adiante, se dá o famoso primeiro dia de trabalho, com ações pensadas para que os novatos conheçam mais efetivamente a empresa, sua cultura e valores, os colegas, o que deve ser feito.
E muito além da apresentação institucional, estamos falando da primeira etapa no novo trabalho antes de o funcionário pôr a mão na massa, o que exige uma comunicação eficiente entre empregador e empregado.
No onboarding é feita a formalização das boas-vindas, com uso livre da sempre valorizada receptividade. É nesse momento que o colaborador vai tirar dúvidas e alinhar todas as suas expectativas.
E além do primeiro dia, o onboarding se estende para as semanas seguintes, quando o recém-contratado contará com uma rede de apoio para ajudá-lo na adaptação, enquanto efetivamente começa a se acostumar com a função que será executada no dia a dia.
Quando nos referimos ao onboarding no contexto da introdução de um cliente a um novo serviço, por exemplo, a lógica é a mesma, só que de maneira mais prática. Ou seja, é a hora de realizar um treinamento para ensinar ao usuário como utilizar efetivamente o produto contratado.
Passo a passo para o onboarding remoto
Registre as etapas
Deixe tudo registrado de maneira objetiva e segura para o novato. Dados como pagamento, benefícios, período de experiência, início das atividades etc. podem ser enviados em um e-mail informativo, o que permitirá que ele os consulte sempre que precisar.
Essa mensagem deve ser encaminhada com antecedência suficiente para que a pessoa a ser integrada tenha tempo de assimila-la e levantar dúvidas, as quais, por sua vez, serão sanadas durante o onboarding remoto.
Uma dica valiosa é iniciar esse processo em uma segunda-feira, o que permitirá um tempo contínuo de exercício da função e ajudará na adaptação.
Crie eventos
Todas as áreas que serão impactadas pela entrada do novato devem estar preparadas para a sua chegada. Para valorizá-lo, crie um evento de apresentação. Há algumas plataformas que permitem a integração remota de forma eficiente, com destaque para o Google Meets e o Zoom.
Pense, também, em quem mais pode participar desse momento, além das pessoas que vão conviver profissionalmente com o novo integrante. Convide representantes de outros departamentos e veteranos da empresa. Todas essas participações contam para efetivamente mostrar como a instituição funciona na prática.
Ofereça uma visão geral, de maneira leve, que permita que o novato se situe, e abra espaço para comentários, dúvidas e para que ele também se apresente com mais detalhes e fale sobre suas expectativas.
Escolha um mentor
Mesmo com todo esse processo de integração, muito da realidade da empresa e da função só vai ser efetivamente descoberto pelo funcionário na prática. Por isso, vale escolher na equipe alguém que atue como um mentor: uma pessoa para o novo empregado confiar e recorrer, sempre que precisar.
Caberá ao mentor monitorar os primeiros passos do recém-contratado, treiná-lo, tirar suas dúvidas e corrigir seus erros, tudo no clima de adaptação que a experiência exige. Esse funcionário mais experiente poderá, também, construir pontes do novato com os demais colegas e com os superiores.
E quando falamos do onboarding no sentido de adaptação de uma empresa a um novo fornecedor, vale o mesmo cuidado. Um profissional será o responsável por essa integração, preferencialmente o ponto focal de atendimento daí pra frente.
Para completar, o tópico anterior da criação de eventos é igualmente importante aqui. Desenhe um processo que facilite o entendimento do cliente, incluindo reuniões por vídeo, tutoriais, apresentações etc., sempre mantendo um canal aberto para dúvidas.
Invista em recursos como vídeos e brindes
Vale a pena, ainda, investir em recursos que reforcem a relação do novo integrante com a empresa. Crie itens personalizados, com as cores e o logo da instituição. Imãs, canecas e garrafas térmicas são ideias em alta. Outros objetos que terão o mesmo valor podem estar mais relacionados com a função: canetas, blocos, cadernos, calendários, mousepads etc. Envie para a residência do novato com uma mensagem de boas-vindas.
Apresente as ferramentas
É evidente que faz parte do trabalho do novo colaborador se inteirar das ferramentas que ele usará para desempenhar suas funções. Mas especialmente empresas que não atuam 100% presencialmente devem ter especial atenção nesse aspecto.
Isso porque, com a falta de interação direta diariamente, é preciso elencar e, se necessário, ensinar a utilizar as ferramentas adotadas pela empresa para cada finalidade remota: comunicação, agendamento de salas, gestão de tarefas, calendário de reuniões etc.
Aproveite o onboarding remoto para esse momento e, se possível, mantenha um documento disponível centralizando essas informações e passo a passo para cadastro, uso, acesso etc.
Crie formulários de feedback
Para permitir melhorias no processo do onboarding remoto e aprimorar a adaptação do recém-contratado, crie formulários de feedback. É assim que se identificam e se corrigem eventuais contratempos, problemas com colegas, falta de alinhamento ou desconfortos no geral.
Importante: esse acompanhamento não pode ser imediato. É preciso dar tempo para o novo integrante performar, especialmente se essa conversa estiver integrada à análise de desempenho.
Como a integração não se faz por ciência exata, pequenas adaptações e encaminhamentos podem ser necessários. Esse processo deve estar em constante evolução.
Também vale marcar uma conversa direta: saber o que o novo integrante achou, como está se sentindo e se faltou algo. E aproveitar para checar com a equipe ou com o mentor designado como está a adaptação do novato.
Conclusão
Se é verdade que a primeira impressão é a que fica, esse é apenas mais um elemento que justifica que o onboarding remoto seja levado a sério e devidamente planejado. Mudar não é fácil e requer adaptação. Uma boa recepção é um passo primordial para pavimentar o caminho de um bom relacionamento do novo colaborador ou cliente com os profissionais da empresa.
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